Unified Communications: Het toverwoord of daadwerkelijk de toekomst?

Unified Communications (UC) is hot, maar veel organisatie deinzen terug als het om de investeringskosten gaat. In de media wordt het vergeleken met de invoering van de mobiele telefoon. Er zijn maar weinig organisatie geweest in het verleden die een business case hebben opgesteld waarin de opbrengsten van de mobiele telefoon staan beschreven. Zou dit ook het geval moeten zijn bij UC? Zou de focus niet meer moeten liggen op de effectiviteit en de flexibiliteit van de organisatie dan het reduceren van de directe kosten? Nog maar eens terug naar de invoering van de mobiele telefoon binnen organisaties. Dit gebeurde geleidelijk d.m.v.: 'pay as you grow'. Alleen de medewerkers waarbij het overduidelijk was dat de business case positief was, kregen een mobiele telefoon. Als je als organisatie de positieve effecten zag, verspreide het aantal bezitters van een mobiele telefoons zich langzamerhand. Meestal is de invoering van de mobiele telefoon kleinschalig begonnen.Helaas zal deze manier bij UC niet werken als een (te) kleine groep medewerkers gebruik maakt van de mogelijkheden. Het werkt pas echt als elke medewerker het gaat gebruiken. UC is geen kant en klare oplossing die vereist dat de hele organisatie direct in zijn geheel moet omschakelen naar een nieuwe manier van werken en communiceren, maar vereist wel dat er een aangepaste communicatie-infrastructuur ligt dat de nieuwe mogelijkheden en de nieuwe manieren van werken ondersteunt. Het invoeren kan wel via de weg van de geleidelijkheid om zo de organisatie te veranderen. Helaas zijn dus, door de gewenste brede inzet van UC, de kosten om de bestaande communicatie-infrastructuur in zijn geheel aan te passen, hoog. Dit is onafhankelijk van het sourcing- en hostingmodel. Hoe groter het aantal medewerkers, hoe hoger de investeringen en de operationele kosten.

Kunnen deze kosten worden omgezet in aantoonbare opbrengsten?
Als ik de discussies hierover weer lees deze week in diverse bladen, realiseer ik me dat mijn bereikbaarheid beter kan. De (mobiele) telefoon zou mijn bereikbaarheid moeten verhogen, maar ja ik heb een intern nummer op kantoor, een zakelijke mobiel nummer, een privé mobiel nummer, een nummer thuis. In in mijn agenda staan wel al mijn afspraken, maar ja die zijn niet openbaar. Vaak zet ik mijn telefoon(s) uit als ik niet bereikbaar wil zijn. Maar waar ik zelf een hekel aan heb, creëer ik nu zelf. Ik voorkom niet dat de beller een nutteloos gesprek opzet dat eindigt in mijn voicemail.

Volgens Gartner: 'Unified Communications projects should focus on increasing business agility, not reducing it costs.’

Ik ben het er mee eens dat door alleen maar te kijken naar de kosten de business case niet sluitend is te maken. Andere factoren leveren meer op, zoals flexibiliteit, gemak en plaatsonafhankelijk werken. Veel mensen zijn al gewend aan diverse UC-elementen als MSN en Skype. De beschikbaarheid en bereikbaarheid in één oogopslag is hiermee al gezet.
Ik vind het heerlijk als ik overal inzicht heb in de beschikbaarheid en bereikbaarheid van mijn collega’s door presence, Ik hoef me niet meer af te vragen waar mijn collega is en hoe die bereikbaar is. Ik leg contact door gebruik te maken van de beschikbare communicatiemiddelen. Door presence ook zichtbaar te maken bij documenten en processen krijg ik direct de mogelijkheid om met de auteur of proceseigenaar in contact te komen. Naast presence biedt UC ook de mogelijkheden voor medewerkers als het reizen buiten de spits en thuis- of telewerken. Zelf maak ik geregeld gebruik van Live Meeting om een lange rit van 2 uur heen en 2 uur terug voor een vergadering te voorkomen. Dit zijn naar mijn mening aantoonbare opbrengsten.

Met UC is het net zoals met mobiele telefonie; heb je het eenmaal geprobeerd, dan wil je niet meer zonder. Dus wat mij betreft heeft Unified Communications inderdaad de toekomst.