Effectiever omgaan met E-mail

Sinds de dagen van de eerste versies van Outlook en Lotus Notes is er veel veranderd op het gebied van email.

De meeste kantoormedewerkers van dit moment kwamen voor het eerst in aanraking met zakelijk email in de laatste jaren van het vorige millennium. De meest gebruikte cliënt gedurende lange tijd was Outlook 2000.

Binnen deze versie van deze e-mailcliënt had men een summier aantal mogelijkheden om de email enigszins georganiseerd op te ruimen. Je maakt submappen onder je inbox en email van een bepaalde persoon of over een specifiek onderwerp werd handmatig naar het mapje verplaatst. En dat is hoe de meeste mensen dat nog steeds doen

Sommige hebben hun manier van werken nog eens geëvalueerd rond Outlook 2003 waarin het iets makkelijker werd om via bepaalde regels email te verplaatsen maar toch, de meeste doen dit nog steeds handmatig.

Sindsdien zijn er vele handige functies bij gekomen die, zo lijkt het, stelselmatig genegeerd worden door de gemiddelde mailer.

Dit is een doorn in het oog van ons beheerders omdat wij knarsetandend toekijken hoe U uw tijd verdoet met terugkerende handelingen die steeds weer opnieuw verricht worden. Waarom zullen we bepaalde zaken niet uit handen geven aan de pc? Het is tenslotte automatisering..

Laten we voor nu eens aannemen dat het aanklikken van een email, het bepalen van de uiteindelijke submap en het daadwerkelijke verplaatsen vijf seconden in beslag neemt.

Nu krijg ik zelf meer dan 100 e-mails op een dag maar laten we eens uitgaan van 10 per uur en alleen de inkomende email nemen. 80 mailtjes dus.

365 dagen in het jaar– 104 weekenddagen -24 vakantiedagen-nog het een en ander. 200 werkdagen?

Dat maakt een totaal van 16000 mailtjes * 5 seconden/3600= 22 uur.

Tel daar nog de uitgaande email bij op en dat is een hoop tijd die door één keer alles goed in te stellen terug gewonnen kan worden. Met een moderne term heet dat “life hacking”.

Een functie die heel vaak genegeerd wordt in Outlook is Zoekmappen. Deze bevinden zich onder het postvak. Een zoekmap is een map die weergeeft wat er in de inbox of sent items staat maar dan met bepaalde parameters. De mogelijkheden zijn eindeloos maar het meest gebruikt is van of naar een bepaalde persoon.

In het filmpje laat ik zien hoe ik een zoekmap maak die mijn email van en naar mijn collega Menno bevat. Nadat ik deze ingesteld heb zal elke nieuwe email van mij naar hem of vice versa automatisch in de zoekmap weergegeven worden. Binnen de map kan ik de email gewoon op datum, grootte of bijlage selecteren net zoals in mijn inbox. Zo heb ik zoekmappen van mijn naaste collega’s maar ook mappen met bepaalde onderwerpen en alle correspondentie over het bedrijfs-squashen.

Handig nietwaar?